Digitale Reife in Unternehmen – mehr als nur eine gute Verbindung
Wie kam es so richtig in die Gänge?
Frühjahr 2020. Menschen schauten gespannt auf den Fernseher, auf Bildschirme im Büro oder unterwegs auf ihr Handy. In einer spontanen Pressekonferenz wurde der erste Lockdown verkündet. Rückblickend war eine solche Krise nicht völlig unvorstellbar, man hätte es kommen sehen können und doch traf sie uns komplett unvorbereitet. Wie lange bleibt alles geschlossen und wie kann Arbeit weitergehen, wenn niemand mehr ins Büro darf?
Von heute auf Morgen stand alles still und trotzdem musste es auch irgendwie weiterlaufen. Das große Improvisieren startete und der erste Schritt war Homeoffice als Notlösung. Meetings fanden plötzlich in Videokacheln statt, oft organisiert über provisorische Tools oder improvisierte WhatsApp-Gruppen, weil ein zentrales Kommunikationssystem fehlte. Viele saßen in Videocalls auf Gymnastikbällen, weil kein guter Schreibtischstuhl vorhanden war. Küchentische wurden zu Schreibtischen. In diesen Wochen wurde vielen Unternehmen schmerzhaft bewusst, wie analog ihre Prozesse noch waren. Nicht aus mangelnder Bereitschaft, sondern weil die digitale Infrastruktur den abrupten Wechsel kaum tragen konnte. Die digitale Reife, oder vielmehr Unreife, wurde über Nacht sichtbar.
Die Pandemie wirkte wie ein ungeplanter Belastungstest. Wer nicht handelte oder nicht handeln konnte, wurde abgehängt. Gleichzeitig wurde die Krise für viele Unternehmen zum Beschleuniger. All das betraf und betrifft viel mehr Bereich, zum Beispiel die Industrie oder die Entwicklung von neuen Geschäftsmodellen. Doch selbst in einem vergleichsweise unkompliziert erscheinenden Feld wie Büroarbeit und Remote Work zeigten sich die Herausforderungen besonders deutlich.
Heute sind Gymnastikbälle wieder Sportgeräte und improvisierte Lösungen Geschichte. Doch Videocalls, Homeoffice und hybride Arbeit sind geblieben. Fünf Jahre später wirken die Folgen dieser Zeit noch immer nach. Selten zuvor wurde so deutlich, wie unterschiedlich Unternehmen digital aufgestellt sind und wie entscheidend digitale Reife für ihre Zukunftsfähigkeit ist.
Wo stehen wir heute?
Studien, Indizes und Branchenberichte liefern dazu unzählige Zahlen. In diesem Wirrwarr an Zahlen und Daten ist es schwierig, sich ein einheitliches Bild der Situation zu machen.
Was man aber sicher sagen kann, ist, dass es mit der Digitalisierung in den letzten Jahren weder nur bergauf noch nur bergab geht. Die digitale Reife in Unternehmen musste nach dem extremen Corona-Peak eine Phase der Flaute durchlaufen, aktuell gewinnt sie aber wieder stärker an Fahrt. Vor allem der Mittelstand zeigt sich als Treiber in diesem Aufwärtstrend. Intern wird effizienter gearbeitet, automatisiert und experimentiert, sogar Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Der Fortschritt wird allerdings auch durch die digitale Verwaltung und die Kompetenzen in der allgemeinen Bevölkerung gedämpft, langsame Verwaltungsprozesse, geringe Nutzung digitaler Behördendienste und ein wachsender Mangel an digitalen Grundkompetenzen ziehen den Trend nach unten.
Unterm Strich zeigt sich ein also kein eindeutiges Bild und kein allgemeiner Trend in eine Richtung. Fortschritt und Stillstand liegen eng beieinander, je nach Unternehmensgröße, Branche und Rahmenbedingungen. Genau deshalb ist es umso wichtiger, den Blick auf sich und in sein eigenes Unternehmen zu werfen. Denn wer weiß, wo er steht, kann auch entscheiden, wie es weitergehen soll.
Und wo steht mein Unternehmen?
Bevor man über Strategien, Tools oder große Transformationsprojekte im eigenen Unternehmen spricht, lohnt es sich, erstmal kurz innezuhalten und zu reflektieren: Wie ist der Stand der Dinge? Denn zwischen dem Gefühl, ganz gut aufgestellt zu sein, und dem eigentlichen realistischen Bild der eigenen digitalen Reife liegt oft ein größerer Unterschied, als man vermutet.
Prozesse, Arbeitsweisen und Routinen sind über Jahre gewachsen und lassen sich nicht auf einen Blick bewerten. Die Digitalisierung zeigt sich im Kleinen wie im Großen, im täglichen Miteinander genauso wie in der Technik im Hintergrund, in der Art, wie Entscheidungen getroffen werden, zusammengearbeitet wird und wie offen ein Unternehmen für Veränderung ist. Es geht hierbei nicht um Perfektion, sondern darum, den eigenen Weg zu finden.
Zum Glück ist man auf dieser Reise nicht auf sich allein gestellt. Hilfsangebote wie Speed-Tests oder strukturierte Assessments bieten eine neutrale Perspektive von außen und helfen dabei, den eigenen digitalen Stand realistisch einzuordnen. Sie schaffen Orientierung, ohne zu überfordern und machen aus einer vagen Vermutung eine greifbare Ausgangsbasis für alles, was danach kommt. Und genau hier beginnt der Weg von der Einordnung zur Umsetzung.
Worauf bauen wir?
Das, was 2020 passiert ist, hat uns nicht nur gezeigt, wie Unternehmen arbeiten, sondern auch worauf sie dabei bauen. Videocalls scheiterten nicht am fehlenden Willen, sondern an instabilen Verbindungen. Die Arbeit hing nicht durch Ablehnung fest, sondern weil Systeme nicht miteinander interagierten oder Zugänge fehlten.
Digitale Infrastruktur ist dabei weit mehr als schnelles Internet oder neue Endgeräte. Sie entscheidet darüber, ob digitale Prozesse entlasten oder einfach nur noch mehr Arbeit und Frust erzeugen. Menschen arbeiten gerne digital, wenn es funktioniert, und wenden sich ab, wenn die Technik zum Hindernis wird. Man kann sich noch so viel Digitalisierung vornehmen, wenn die Basis fehlt, hilft nicht modernste Technik. Doch gerade der Bruch im Jahr 2020 führte vielen Unternehmen deutlich vor Augen, wie unverzichtbar dieses Fundament ist. Der erzwungene Ausnahmezustand wurde zum Beschleuniger. Digitale Infrastruktur rückte in den Fokus, wurde ausgebaut, stabilisiert und professionalisiert und bildet heute in vielen Unternehmen die Grundlage dafür, dass digitales Arbeiten nicht mehr improvisiert, sondern selbstverständlich funktioniert.
Wie wird es angenommen?
Sind der Stand der Dinge und die Basis, auf der gebaut wird, erst einmal gesichert, wächst der Drang, ins Tun zu kommen. Aber wie geht man die Sache mit der digitalen Transformation jetzt richtig an?
Am Anfang wird viel geplant, Projekte werden ins Leben gerufen, Software angeschafft und Ziele festgelegt. Veränderung lässt sich nicht einfach beschließen. Der Schritt vom Vornehmen zum Umsetzen und dann vor allem zum Annehmen ist oft schwieriger, als der Plan es voraussieht.
Um Akzeptanz zu schaffen ist es wichtig, alle abzuholen und einzubeziehen, Mitarbeitende, aber auch die Führungsriege, denn Digitalisierung ist kein reines IT-Thema, sondern betrifft das gesamte Unternehmen. Wer frühzeitig erklärt, warum sich Prozesse verändern, nimmt Unsicherheit und schafft Vertrauen. Lernen braucht Zeit, man muss Dinge ausprobieren, Fragen stellen und auch mal Scheitern.
Die Menschen, die täglich mit neuen Tools, Prozessen oder Systemen arbeiten sollen, müssen sie verstehen, sicher anwenden können und sich mit ihnen wohlfühlen. Schulungen und Weiterbildungen schaffen dabei das notwendige fachliche Wissen, genauso wichtig ist jedoch ein offenes Mindset auf allen Ebenen. Eine Schlüsselrolle kommt dabei den Führungskräften zu. Wenn sie die Offenheit vorleben, neue Tools selbst nutzen und Veränderung mitgehen, kann das Digitale reifen. Auch fünf Jahre nach dem Lockdown gilt immer noch: Man kann noch so viel Neues anschaffen, wenn es nicht verstanden, akzeptiert und gerne genutzt wird, bleibt digitale Transformation nur ein Vorhaben wird nicht zum Zustand.
Und wie gehen wir es an?
Digitale Reife lässt sich nicht verordnen, sie muss Schritt für Schritt aufgebaut werden. Konkret heißt das, dass Unternehmen erst einmal eine stabile und belastbare digitale Infrastruktur brauchen. Das reicht über die Internetverbindung und die Hardware hinaus von Cybersecurity über sichere Zugänge per VPN bis hin zu klaren, einheitlichen Systemen für Dateien, Kommunikation und Videocalls. Parallel braucht es Schulungen, die Mitarbeitenden das notwendige Handwerkszeug vermitteln und digitales Arbeiten zur Selbstverständlichkeit machen. Dafür braucht es für die Menschen, die täglich mit den Tools und Co. Arbeiten sollen, kontinuierliche Weiterbildung über digitale Lernplattformen. Auch das Remote Work braucht klare Strukturen. Dazu gehört Transparentes Controlling, verlässliches Qualitätsmanagement und Prozesse, die unabhängig vom Arbeitsort funktionieren. Entscheidend ist dabei, die technische Entwicklung mit einer kulturellen zu verbinden. Mitarbeitende müssen befähigt und ermutigt werden, digitale Lösungen zu nutzen und das durch Begleitung, Weiterbildung und aktives Abholen. Digitale Reife entsteht dort, wo Infrastruktur vorhanden ist und Menschen sie souverän einsetzen können.
Vom Stresstest zur Normalität
Der Blick zurück ins Frühjahr 2020 zeigt, wie plötzlich digitale Reife zur Überlebensfrage wurde. Was damals unter Druck improvisiert werden musste, ist heute für viele Unternehmen zur festen Realität geworden. Digitale Transformation beginnt mit einem ehrlichen Blick auf den eigenen Stand, braucht eine stabile digitale Infrastruktur als Fundament und gelingt nur, wenn Menschen mitgenommen werden. Entscheidend ist jedoch auch, dass technologische Lösungen durch gezieltes Enabling begleitet werden. Wissen über digitale Werkzeuge, klare Strukturen und das Vertrauen, diese souverän einsetzen zu können, muss vermittelt werden. Wenn Mitarbeitende befähigt werden, digitale Arbeitsweisen sicher und selbstständig anzuwenden, entsteht Akzeptanz und Stabilität. So wird aus dem Ausnahmezustand von damals ein nachhaltiger Fortschritt und digitale Reife zu einer Stärke, die Unternehmen zukunftsfähig macht.