1. Wirtschaftliches Umfeld im Anlagen- und Maschinenbau
Unternehmen im Anlagen- und Maschinenbau stehen heute vor großen Herausforderungen. Kundenanforderungen werden immer komplexer, Projektumfänge größer. Die Anzahl und Komplexität von technischen Schnittstellen, z.B. zu übergeordneten Systemen wie einem ERP System, nimmt zu. Projektlaufzeiten sind knapp bemessen, und oft treffen Kunden wichtige Entscheidungen im Projekt erst verspätet.
Gleichzeitig stellen lange Lieferzeiten und signifikant steigende Preise in internationalen Lieferketten die Unternehmen vor große Herausforderungen. Dass viele Firmen Probleme haben qualifiziertes Personal einzustellen, verbessert die Situation ebenfalls nicht.
2. Stetig steigende Anforderungen an das Managementsystem
Doch nicht nur im Kerngeschäft, sondern auch im Bereich der Managementsysteme steigen die Anforderungen stetig: Die Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 gilt bei der Auftragsvergabe als Grundvoraussetzung. Auch weitere Zertifizierungen, z.B. ein Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 oder ein Arbeitsschutzmanagementsystems nach ISO 45001, werden zunehmend gefordert. Ein Ende dieses Trends ist nicht in Sicht – schon werden weitere Normen ins Leben gerufen, wie z.B. die vor kurzem veröffentlichte ISO 37301 für Compliance Management Systeme.
Begriffe wie Code of Conduct, Co2 Footprint und Corporate Social Responsibility sind in aller Munde und der Gesetzgeber erhöht zunehmend den Druck auf Unternehmen, in diesen Bereichen tätig zu werden. Aktuelle Beispiele sind die letzte Änderung des Verpackungsgesetzes oder die Einführung des neuen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ab dem 01.01.2023.
Was also tun angesichts eines solch anspruchsvollen und komplexen Umfelds, in dem so viele Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen an Unternehmen gestellt werden?
3. Was sind die Eigenschaften eines praxisgerechten Managementsystems
Die Kunst liegt darin diese Anforderungen zu erfüllen, ohne zusätzliche Kapazität zu binden oder nicht wertschöpfende Tätigkeiten durchzuführen. Das gelingt am einfachsten durch die Entwicklung eines praxisfähigen Managementsystems, das sich nahtlos in die operativen Abläufe des Unternehmens einfügt und den Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit unterstützt.
Diese geschieht zum Beispiel indem:
1. Mitarbeiter Tätigkeiten schneller durchführen können.
2. Die Dokumentation erleichtert und damit nachhaltiger wird.
3. Aufgaben, Prioritäten und Abläufe klar vorgegeben sind.
4. Anforderungen klar und verständlich formuliert sind, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen nach dem Prinzip „so wenig wie möglich, sie viel wie notwendig“ erstellt werden.
5. Stets einheitliche, aktuelle und freigegebene Vorlagen verwendet werden.
6. Gleiche oder ähnliche Anforderungen zusammengefasst werden, z.B. durch die Harmonisierung von Prozessbeschreibung und Stellenbeschreibung.
7. Ein betriebliches Vorschlagswesen als harmonisierter Prozess im Unternehmen gelebt wird.
8. Die Abarbeitung von Nichtkonformitäten in geplanter Art und Weise erfolgt.
9. Die Kommunikation von aktiver Kommunikation auf passive Kommunikation verlagert wird, sodass Mitarbeiter in der Lage sind, Information selbstständig zu ermitteln.
Ein so funktionierendes Managementsystem wirkt sich positiv auf alle Prozesse und Abteilungen aus.
4. Chancen durch die Digitalisierung des Managementsystems
Die Digitalisierung von Prozessen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Beschleunigung und Verbesserung von Abläufen. Über konfigurierbare Workflows können lästige und häufig zeitraubende Abläufe wie etwa Urlaubsanträge, Onboarding oder Deboarding verbessert werden.
Digitalisierte Workflows können folgendes gewährleisten:
• Alle inhaltlichen Änderungen und Dokumentversionen werden nachvollziehbar gespeichert und revisionssicher gelenkt.
• Zugriffsrechte können variabel verwaltet werden.
• Die Integration des Managementsystems wird durch technische Schnittstellen zu anderen Systemen ermöglicht.
• Das Managementsystem kann leicht auf beliebig viele Niederlassungen und Nutzer ausgeweitet werden.
• Wiederkehrende Aufgaben können zeit- oder ereignisgesteuert automatisiert werden.
5. Entwicklung eines eigenen digitalen Managementsystems
Natürlich gibt es viele digitale Managementsysteme auf dem Markt, mit denen Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung nutzen können.
Für uns lag die Motivation bei der Entwicklung unseres agilen und integrierten Managementsystems – kurz „AiMS“ darin, ein Managementsystem zu konzipieren, dass sich nahtlos in die bestehenden operativen Abläufe einfügt und die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit unterstützt. Im Besten Fall soll der Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit die Anforderungen des Managementsystems erfüllen, ohne groß darüber nachdenken zu müssen.
So haben wir also, in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Softwareanbieter, über die letzten drei Jahre eine Lösung entwickelt, in der wir unsere Expertise aus über zwanzig Jahren in der Beratung von Managementsystemen umsetzen konnten. Ziel dabei war, dass sich AiMS im Unternehmen technisch wie inhaltlich in die Infrastruktur und betrieblichen Prozesse einfügt und einen praktischen Mehrwert für unsere Kunden und ihre Mitarbeiter bietet. Seit mehreren Jahren ist AiMS nun als praxisnahe Lösung bei vielen Unternehmen im Bereich der Mechatronik im Einsatz und wird auf Basis der praktischen Erfahrungen in den Betrieben permanent optimiert und erweitert.
AiMS eignet sich besonders für integrierte Managementsysteme und verwendet eine einheitliche Systematik für alle Normen, vom Qualitäts- und Umweltmanagement bis hin zum Arbeitsschutz- und Datenschutzmanagement.
Die Benutzeroberfläche von AiMS ist intuitiv und zugleich normenkonform aufgebaut und gestaltet. Dies reduziert den Einarbeitungs- und Schulungsaufwand bei den Beschäftigten, fördert die Akzeptanz bei der Einführung sowie im Audit.
In technischer Hinsicht bietet AiMS viele Funktionen, die die Verwaltung und Anwendung des Managementsystems verbessern und vereinfachen.
• Mehrere Personen können einen Vorgang parallel bearbeiten, ohne sich Gedanken über die korrekte Nutzung der richtigen Vorlage, des Speicherortes und der Versionierung machen zu müssen.
• Eine automatische und revisionssichere Versionierung von Aufzeichnungen sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen werden sichergestellt.
• Funktionen wie gezielte Zugriffsrechte, Wiedervorlage oder Eskalationsstufen können individuell konfiguriert werden.
• Schnittstellen zu einer bereits existierenden Nutzerverwaltung werden genutzt (insbesondere durch Single-Sign-On und Zwei-Faktor-Authentifizierung).
• Die Anwendung von Barcodes und ein digitales Unterschriftswesen stehen zur Verfügung.
• Der Betrieb in der Cloud sorgt für optimale Bedingungen mit Hinblick auf Datenschutz- und Datensicherheit durch die Nutzung eines zertifizierten Rechenzentrums in Deutschland.
• Auch externe Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten können einfach integriert werden.
6. Bewährung in der Praxis – anspruchsvolle Einführung eines IMS bei einem Anlagenbauer
Aus den zuvor genannten Vorteilen ergibt sich zwangsläufig, dass wir keine Neukunden ohne unser digitales Managementsystem AiMS betreuen. Bestandskunden werden nach und nach in die neue Welt überführt, was aber aufgrund des offenkundigen Nutzens für den Kunden kein Problem darstellt. Im nachfolgenden Beispiel eines internationalen Anlagenbauers lässt sich das gut veranschaulichen.
Einer unserer Bestandskunden hat vor kurzem einen weiteren Betrieb übernommen. Beide Betriebe besaßen zwei Standorte in unterschiedlichen Bundesländern. Das eine Unternehmen war nach ISO 9001 und ISO 14001 zertifiziert, das andere Unternehmen hatte keine Zertifizierung.
Unsere Aufgabe war es an allen vier Standorten ein Managementsystem nach ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 einzuführen – und zwar innerhalb von 4 Monaten (Deadline für eine wichtige Ausschreibung).
Zu unseren Herausforderungen gehörten:
• Vier verschiedene Lokalitäten
• Sehr knapp bemessene Zeitschiene
• Unterschiedliche Systeme und Prozesse vor Ort
• Heterogener Kenntnisstand der Mitarbeiter zu Managementsystemen
• Unterschiedliche regionale Gesetzesanforderungen vor allem im Umweltmanagement
• Individuelle Applikationen und Softwarelösungen an den Standorten
Aufgrund der knapp bemessenen Zeitschiene wäre eine Einführung ohne AiMS völlig unmöglich gewesen. Die Cloud Lösung ermöglichte ein zeitgleiches und paralleles Arbeiten der Standorte. Die intuitive Bedieneroberfläche und die klar vorgegebenen Strukturen ermöglichten es den Mitarbeitern von Anfang an mit dem System zu arbeiten. Der Schulungsbedarf war minimal.
Alle relevanten Softwareapplikationen und Tools wurden über unsere vorkonfigurierten Masken, Formblätter und Dokumenten harmonisiert, was zur Folge hatte, dass alle Standorte in der gleichen Art und Weise dokumentierten und die Ergebnisse zum ersten Mal aussagekräftig waren. Demzufolge konnten z.B. Reklamationsquote, Kundenzufriedenheit, Abfallerzeugung und Ressourcenverbrauch zwischen den Standorten verglichen werden.
Die zum Teil unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen wurden über individuell zuordenbare Geltungsbereiche abgebildet, sodass es für den Mitarbeiter immer klar ersichtlich war, welche Inhalte speziell ihn betreffen und welche nicht. So konnten wir z.B. die Gültigkeit einer Betriebsanweisung eines Lasers ausschließlich den Standorten zuweisen, die auch einen Laser betreiben.
Gleichzeitig konnten wir Synergieeffekte nutzen, Prozesse vereinheitlichen und die Aufzeichnungen harmonisieren. Ein gutes Beispiel hierfür ist der interne Verbesserungsprozess, der nun an allen Standorten auf dieselbe Art erfolgt.
Die Zertifizierung war letzten Endes ein großer Erfolg. Das Auditorenteam konnte sich schnell in der Struktur des Managementsystems zurechtfinden. Ein systematischer und geplanter Auditablauf konnte somit gewährleistet werden.
In Folge war der Kunde sehr zufrieden, die Mitarbeiter waren erleichtert und die Auditoren froh, ein gutes Ergebnis bescheinigen zu können.
Für uns in der Beratung war es eine Bestätigung, dass wir mit der Entwicklung unseres agilen und integrierten Managementsystems AiMS den richtigen Weg eingeschlagen haben.
Markus C. Schmidbauer, Geschäftsführer der QT-Development GmbH im oberbayerischen Hausham, berät seit über zwanzig Jahren Kunden aus dem Anlagen- und Maschinenbau bei der Einführung und Optimierung von Managementsystemen.
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