Wenn dieser „Alltags“-Prozess nun auf einmal im Digitalen stattfinden soll, fragen sich viele, wie das überhaupt funktionieren soll. Doch auch für „Remote“-Workshops gibt es heutzutage viele digitale Lösungen, mit denen wir „Klebezettel“ auf digitale Whiteboards kleben können; Diese ziehen, zusammenführen und natürlich auch bewerten können. Eine größere Herausforderung stellt die Kommunikation dar. Der Austausch, der im Analogen beim Brainwriting, beim Zettelkleben oder auch beim Beschriften der Flipchart stattfindet, muss nun irgendwie im Digitalen stattfinden. Genau dieser Austausch ist nämlich das, was einen Workshop so effektiv macht.
Eine der größten Herausforderungen ist demnach wahrscheinlich nicht das passende Tool zu finden oder mit den Teilnehmer(inne)n etwas zu erarbeiten, sondern eher die Moderation, welche für ausreichend Diskussion sorgen, eine gewisse Interaktion und Mitarbeit fördern muss – und das ohne die Teilnehmer zu sehen.
Für eine/n Moderator/in kann dies eine Herausforderung darstellen, da er/sie seine/ihre Teilnehmer/innen und ihre Reaktion nicht sieht.
10 Hacks, die Ihnen die Workshop-Moderation erleichtern:
- Audiokanal: Es empfiehlt sich, neben einer visuellen Arbeitswelt auch einen Audiokanal zu nutzen. Dieser bietet die Möglichkeit, über Themen zu sprechen, Unklarheiten zu klären oder auch Themen zu diskutieren.
- Atmosphäre: Bevor alle eingeloggt sind, kann der Moderator die Zeit für Small Talk (Wo sitzen Sie? Was sehen Sie? Was war Ihr Highlight diese Woche?) oder Anekdoten nutzen, um eine persönlichere Atmosphäre zu schaffen. Gerade in Zeiten von digitalen Formaten benötigen wir menschliche Interaktion und Nähe. Gleichzeitig kann diese Zeit genutzt werden, um zu checken, ob die Technik funktioniert und ggf. unterstützen (Nebengeräusche, Kamera etc.)
- Vorstellungsrunde: Die Vorstellungsrunde (Name, Firma, warum man im Meeting ist) kann ebenfalls Nähe schaffen und gibt einer Stimme ein „Bild“. Um keine/n Teilnehmer/in zu übergehen, bietet es sich hier an, die Teilnehmer/innen nach der Reihe zu bitten, sich vorzustellen.
- Chat: Oft gibt es die Möglichkeit, zusätzlich einen Chat im Prozess zu nutzen. So können die Teilnehmer/innen, welche am Telefon nicht zu Wort kommen, sich immer mitteilen. Hier ist es ggf. hilfreich, einen Co-Moderator zu ernennen, der den Chat im Blick behält und das Wort erteilt oder die Frage vorliest.
- Vertrauliche Daten: Den Teilnehmern/innen sollte im Allgemeinen zu Beginn mitgeteilt werden, falls der Chat, Ton etc. aufgezeichnet und gespeichert wird (ggf. mit der Bitte keine vertraulichen oder kartellrechtlich relevanten Informationen einzustellen).
- Dauer: Das Remote Arbeiten kann für viele anstrengender sein als im analogen Arbeiten. Daher sollten die Zeitfenster nicht länger als zwei Stunden sein und Workshops gegebenenfalls auf mehrere Tage verteilt werden. Dies entlastet nicht nur den Moderator, sondern auch die Teilnehmer/innen.
- Interaktion: Doch auch zwei Stunden können lang sein. Die Teilnehmer sollten im Idealfall mit Abwechslung und Interaktion bei der Stange gehalten werden z. B. mit einem Quiz oder einer Abstimmung. Hier bietet sich auch ein Wechsel in den Arbeitsweisen an. Lassen Sie z. B. Ihre Teilnehmer/innen beim Brainwriting in Stillarbeit arbeiten. Nach einer festgelegten Zeit können Sie dann mit den Teilnehmern/innen in Diskussion die Ergebnisse clustern und Unklarheiten besprechen.
- Feedback: Fordern Sie als Moderator ein gezieltes Feedback ein. „Sind Sie fertig?“, „Haben Sie noch offene Punkte?“ oder auch ein „Haben Sie noch Fragen?“ hilft den richtigen Zeitpunkt für die Weiterarbeit zu finden, ohne dass sich ein Teilnehmer vergessen fühlt.
- Vorbereitung: Damit der Workshop schnell zur Arbeit kommt, kann es sinnvoll sein, einen geplanten Vortrag zur Wissensvermittlung (damit alle auf demselben Wissensstand sind) vorab aufzuzeichnen, damit die Teilnehmer/innen ihn sich zu ihrem gewünschten Zeitpunkt ansehen können. Somit ist ein kurzer Impuls zu Beginn des Workshops ausreichend.
- Zeitmanagement: Die geplante Zeit sollte auf jeden Fall eingehalten werden. Zu lange Redebeiträge sollten ggf. charmant unterbrochen werden (z. B. könnte der/die Moderator/in darauf hinweisen, dass er/sie für Gleichgewicht sorgen muss und den Beitrag von einer anderen Person hören möchte).
Die Wahl des richtigen Workshop-Tools
Insgesamt sollte bei der Wahl der Tools, der Methoden und der Teilnehmer darauf geachtet werden, dass…
- alles leicht im Handling ist, damit die Teilnehmer sich nicht erst viele Programme downloaden müssen oder diese speziellen Voraussetzungen am PC erfordern. (Vorab in der Einladung mitteilen, welche Tools erforderlich sind, z. B. Kamera, Headset etc.; ggf. vor dem Termin einen Technikcheck mit unerfahrenen Personen durchführen.)
- man Methoden wählt, welche auch im analogen Workshop einen Teil „Stillarbeit“ beinhalten.
- es nicht zu viele Teilnehmer/innen sind (Richtwert sind 8 Personen; bei einer höheren Anzahl wird die Interaktion deutlich komplexer). Folgende Fragen sollten hier geklärt werden: Wer darf im Workshop nicht fehlen? Wer trägt etwas sinnvolles bei? Bei einem digitalen Workshop ist es umso wichtiger, die Teilnehmerauswahl gut zu durchdenken.
Wenn Sie also ein paar Punkte beachten und einen Test-Workshop im Vorfeld durchführen, kann auch ein digitaler Workshop großen Erfolg bringen. Laden Sie sich ein paar Kollegen/innen ein und testen Sie Ihre Idee vom digitalen Workshop. Lösen Sie sich als Moderator von dem Gefühl, dass der Workshop eins zu eins wie im analogen stattfinden muss. Sie dürfen gerne improvisieren und nachfragen, und falls Ihnen ein technisches Malheur passiert oder Sie sich verhaspeln, lockert dies die Stimmung auf. Gehen Sie mit Spaß an das Thema und trauen Sie sich. Dann können Sie einen Workshop und seine Vorteile auch im Homeoffice nutzen und den kreativen Prozess fortführen. Schließlich sind neue Ideen immer ein wichtiger Grundbaustein für Veränderung und Anpassung.