Kongressinitiative Bayern: Download & FAQ

Zuwendungsempfänger sind Veranstalter oder von diesen nachweislich Beauftragte, die Veranstaltungen in Bayern planen und durchführen. 

Antragsberechtigt sind:

• juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts,
• rechtsfähige Personengesellschaften,
• selbstständig und freiberuflich Tätige.

Nicht antragsberechtigt sind insbesondere Bund, Länder und Gemeinden sowie öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaften, politische Parteien oder vergleichbare ausländische Organisationen. Näheres regelt Ziffer 3 der Förderrichtlinie.

Ja, Agenturen sind antragsberechtigt, wenn sie nachweislich im Auftrag des Veranstalters tätig sind. Pro Veranstaltung ist max. eine Agentur antragsberechtigt.

Ja, auch Veranstalter oder Agenturen aus dem Ausland sind antragsberechtigt.

Ja, das ist möglich. Die Höchstbeträge entsprechend der De-minimis-Regelung sind einzuhalten (siehe Frage "Was ist die De-minimis-Regelung?")

Im Rahmen der Antragstellung sind verschiedene Angaben zum Antragssteller und zur geplanten Veranstaltung zu machen. Diese Informationen sind zur Beurteilung der Förderfähigkeit der Maßnahme erforderlich und müssen vor der Zuwendungsentscheidung vollständig vorliegen. Erfolgt die Antragsstellung durch eine Agentur, ist die Beauftragung durch den Veranstalter einzureichen.

Außerdem ist eine sogenannte De-minimis-Erklärung abzugeben (s. Frage: „Was ist die De-minimis Regelung?“).

Zu beachten ist auch , dass spätestens ein halbes Jahr nach der Bewilligung der Fördermittel ein Nachweis zur Buchung der Veranstaltungsstätte in Bayern bei der Bayern Innovativ GmbH einzureichen ist. 

Nachweise zu tatsächlich angefallenen Kosten sind mit dem Verwendungsnachweis einzureichen.

Ja, eine Antragsstellung ist innerhalb der Laufzeit der Richtlinie grundsätzlich immer möglich, solange entsprechende Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Der Fördergeber behält sich vor, das Antragsportal  (vorübergehend) zu schließen.

Die Antragsstellung erfolgt online über das Antragsportal der Bayern Innovativ GmbH. Dort können Sie auch alle notwendigen Unterlagen hochladen. Bitte beachten Sie, dass der Antrag in deutscher Sprache auszufüllen ist.

Nein, es genügt eine Registrierung auf dem Antragsportal der Bayern Innovativ GmbH.

Gefördert werden Tagungen und Kongresse, die sich als geschlossene Veranstaltungen an ein Fachpublikum richten. Dazu zählen auch solche Tagungen und Kongresse, die im Zusammenhang mit Fachmessen stattfinden und auch solche, die im Zusammenhang mit (gesetzlich verpflichtenden) Mitgliederversammlungen stattfinden. Grundsätzlich gibt es keine Einschränkung hinsichtlich der fachlichen Ausrichtung des Kongresses. Denkbar sind somit u.a. medizinische Fachtagungen, wissenschaftliche Kongresse oder Kongresse einzelner oder mehrerer Wirtschaftsbranchen.

Nicht zuwendungsfähig sind u. a.:

• Messen, Ausstellungen, Kultur-, Sportveranstaltungen und ähnliche Formate, auch wenn sie sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten und/oder mit einer förderfähigen Veranstaltung verbunden sind sowie Freizeitveranstaltungen;
• reine Firmen-, Verbands- und Vereinsveranstaltungen sowie Veranstaltungen im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen, Veranstaltungen innerhalb einer wissenschaftlichen Institution und vergleichbare Tagungen und Veranstaltungen;
• Veranstaltungen, zu deren Durchführung die Antragstellerin bzw. der Antragsteller selbst oder Dritte rechtlich verpflichtet sind.

Näheres regelt Ziffer 2 der Förderrichtlinie.

Gefördert werden Veranstaltungen, die die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Die Veranstaltung findet in Bayern statt. Der Sitz des Veranstalters ist für die Förderung unerheblich.
• Die Veranstaltung hat an jedem Veranstaltungstag mindestens 300 Teilnehmende vor Ort. Hybrid-Veranstaltungen sind förderfähig, jedoch werden Online­-Teilnehmende bei der Ermittlung der Teilnehmerzahl nicht mitgezählt.
• Die Veranstaltung dauert mindestens zwei Tage mit jeweils mindestens vier Stunden inhaltlichem Veranstaltungsprogramm. Nicht zum inhaltlichen Programm gehören Pausen und Programmteile, die im Wesentlichen der Unterhaltung diesen.
• Die Veranstaltung findet erstmals statt oder findet seit drei Jahren erstmals wieder in Bayern statt oder es handelt sich um eine regional in Bayern und angrenzenden Nachbarländern oder -staaten rotierende Veranstaltung, die keinen festen Standort hat. (Näheres regelt Ziffer 4.1 der Förderrichtlinie)
• Die Veranstaltungsräumlichkeit darf nicht vom Antragstellenden selbst oder von einer rechtlich mit diesem verbundenen Organisationseinheit (z. B. Tochtergesellschaft) zur Verfügung gestellt oder vermietet werden.

Ja, dies ist möglich. Finanzierungsbeiträge Dritter schließen die Förderung nicht aus, können aber ggf. die zuwendungsfähigen Ausgaben schmälern.

Ja, wenn diese gegen Entgelt als Veranstaltungslocation gemietet werden. Universitäten als Veranstaltungsort sind jedoch dann ausgeschlossen, wenn die Universität selbst der Antragssteller ist oder eine rechtlich mit ihr verbundene Organisationseinheit.

Die Veranstaltungsräumlichkeit darf nicht vom Antragstellenden selbst oder von einer rechtlich mit diesem verbundenen Organisationseinheit (z. B. Tochtergesellschaft) zur Verfügung gestellt oder vermietet werden.

Ja, dies ist möglich. Es ist unerheblich, ob die Veranstaltung in einer einzigen Veranstaltungsstätte stattfindet oder auf mehrere verteilt wird. So könnte es z.B. aus Kapazitätsgründen (oder Gründen der Ausstattung einzelner Räumlichkeiten) nötig sein, für eine Veranstaltung mehrere Veranstaltungsstätten oder -räume zu nutzen. Beispiel: Nutzung des Festsaals in der Stadt und Tagungsräume in einem Hotel oder Messegelände. Diese Veranstaltung ist förderfähig, sofern eine gesamthaft konzipierte Veranstaltung vorliegt und es sich nicht um mehrere parallel stattfindende Veranstaltungen ohne inhaltliche Klammer handelt.
Die Fördervoraussetzungen (Dauer, Teilnehmerzahlen etc. ) müssen insgesamt in ihrer Gesamtbetrachtung erfüllt werden. Die Nutzung mehrerer Veranstaltungsstätten oder -räume am Veranstaltungsort in Bayern ist damit für eine gesamthaft konzipierte Veranstaltung förderunschädlich.

Nein, die Veranstaltung muss innerhalb Bayerns stattfinden.

Als förderschädlicher sog. vorzeitiger Maßnahmenbeginn ist insbesondere der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrages zu werten. Dazu gehören etwa Mietverträge über die Veranstaltungsräumlichkeiten, Dienstleistungs- oder Mietverträge für Technik, Verträge zum Catering oder Verträge zur Bewerbung der Veranstaltung.

Werden entsprechende Verpflichtungen bereits vor der Antragstellung eingegangen, ist die Förderung für die gesamte Veranstaltung ausgeschlossen. 

Davon ausgenommen sind bestehende Rahmenverträge zum Abruf von Einzelleistungen vor dem Abruf von Einzelleistungen, die sich direkt auf das geförderte Vorhaben beziehen, sowie der Abschluss von Verträgen, die der Einnahmeseite des Veranstaltens zuzurechnen sind.  

Die sog. Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn erlaubt es Ihnen, förderunschädlich zu handeln, noch bevor ein Bewilligungsbescheid ergangen ist. Mit dieser Zustimmung können Verträge geschlossen und Verpflichtungen eingegangen werden, ohne dass dies förderschädlich wäre.

In diesem Förderverfahren wird die Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn schnellstmöglich bereits mit erfolgreicher Übermittlung des digitalen Förderantragsantrags erteilt. 

Zudem ist zu beachten, dass sich aus der Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn noch kein Anspruch auf eine Förderung ableiten lässt. Bis zum Erlass des Bewilligungsbescheids handelt der Antragssteller insoweit auf eigenes finanzielles Risiko.  

Die Förderung wird als Projektförderung im Wege der Festbetragsfinanzierung als zweckgebundener, nicht rückzahlbarer Zuschuss gewährt. 

Zuwendungsfähig sind ausschließlich Ausgaben, die unmittelbar in Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung entstehen. 

Die Förderhöhe ist gestaffelt nach der Anzahl der Teilnehmenden vor Ort und der Kongresstage. Je mehr Teilnehmende vor Ort sind und je länger die Veranstaltung dauert, desto höher ist der entsprechende Förderbetrag. 

Wenn mindestens 30 % der Teilnehmenden (Nachweis per Wohnsitz) aus dem Ausland kommen, wird ein Förderzuschlag von 30 % gewährt.

Wenn die Veranstaltung vollständig in der Kongressnebensaison (August oder November bis März) stattfindet, wird ein Förderzuschlag von 20 % gewährt.

Es können auch beide Zuschläge für eine Veranstaltung beantragt werden. Die Förderzuschläge werden entsprechend kumuliert. 

Dieser ist nur nachzuweisen, wenn der Förderzuschlag von 30 % aufgrund des internationalen Charakters der Veranstaltung beantragt wurde. Der genaue Anteil ausländischer Teilnehmer ist durch die Übermittlung der Teilnehmerliste "Herkunftsnachweis ausländische Teilnehmende" nachzuweisen. Die Liste ist im Download-Bereich hinterlegt. Eine reine Anmeldeliste ist nicht ausreichend.

Ja, entsprechend der Fördertabelle aus Nr. 5.3 der Förderrichtlinien.

Nicht automatisch. Möglich ist ein entsprechender Änderungsantrag vor oder auch nach ergangener Bewilligung der Fördermittel.

Es genügt eine E-Mail an kongressinitiative(at)bayern-innovativ.de (bitte das Aktenzeichen nennen) oder eine Nachricht über das Antragsportal, in der uns die Änderung mitgeteilt wird. Eine telefonische Mitteilung ist nicht ausreichend. Grundsätzlich sind alle Änderungen mitzuteilen, welche sich auf die Förderfähigkeit oder Förderhöhe auswirken können. Zum Beispiel: Veranstaltungsort, -zeitraum, -titel, geplante Teilnehmendenzahl, Veranstaltungsart, Veranstalterwechsel, signifikante Abweichungen bei den geplanten Ausgaben, 30% Teilnehmende aus dem Ausland. Änderungen müssen grundsätzlich unverzüglich mitgeteilt werden. Führen Änderungen, die erst kurz vor der Veranstaltung festgestellt werden, zu einer höheren Zuwendungssumme als bewilligt, müssen diese spätestens bis zum ersten Veranstaltungstag mitgeteilt werden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn kurz vor der Veranstaltung viele zusätzliche Anmeldungen eingehen und die Veranstaltung dadurch in eine höhere Förderkategorie fällt.  Außerdem muss bei einer höheren Fördersumme, als ursprünglich im Zuwendungsbescheid bewilligt, eine neue De-minimis-Erklärung eingereicht werden. Ein Änderungsbescheid wird nur ausgestellt, wenn sich die bewilligte Zuwendungssumme im Zuwendungsbescheid ändert.

Eine Rücknahme Ihres Antrags ist jederzeit möglich.  

Bitte wenden Sie sich bei Fragen an die Bayern Innovativ GmbH.

Zuwendungsfähig sind nur tatsächlich getätigte und durch Rechnung belegbare Ausgaben, die unmittelbar im Zusammenhang mit der förderfähigen Veranstaltung stehen 

Förderfähige Ausgaben sind:

• Miete für Veranstaltungsräume einschließlich Betriebs- und Nebenkosten;
• Ausgaben für Bewirtung (Catering);
• Ausgaben für Technik, Ausstattung o.ä.;
• Honorare, Reisekosten, Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung für Moderierende, Vortragende und Dolmetschende;
• Ausgaben für allgemeine Organisation;
• Registrierung/Hostessen vor Ort;
• Ausgaben für die Öffentlichkeitsarbeit;
• Ausgaben für die Sicherheit, soweit diese nicht aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung entstehen;
• Schutz- und Hygienemaßnahmen, soweit diese nicht aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung entstehen .

Bei kombinierten Veranstaltungen - d.h. Tagungen und Kongresse, die im Zusammenhang mit Fachmessen oder (gesetzlich verpflichtenden) Mitgliederversammlungen stattfinden, ist eine entsprechende Abgrenzung der Ausgaben erforderlich . 

Eventuelle Finanzierungsbeiträge Dritter (Sponsoren etc.) schließen zwar die Förderung nicht aus, schmälern aber ggf. die zuwendungsfähigen Ausgaben.

Ausgaben für ein Rahmenprogramm sind nicht förderfähig. Als Rahmenprogramm werden Veranstaltungsteile definiert, die neben den fachlichen Hauptprogrammpunkten stattfinden und nicht dem fachlichen Austausch dienen. Beispiele für ein nicht förderfähiges Rahmenprogramm sind u.a.:

• Abendessen innerhalb/außerhalb des Veranstaltungsgebäudes;
• Gala-Abende;
• Betriebsbesichtigungen;
• Exkursionen.

Die Höhe des Eigenanteils ist im Zuge der Förderabwicklung nicht darzustellen. Die Förderhöhe darf die zuwendungsfähigen Ausgaben jedoch nicht überschreiten.

Die Umsatzsteuer ist nur förderfähig (wird also nur dann bei den förderfähigen Ausgaben berücksichtigt), soweit der Zuwendungsempfänger für die geförderte Veranstaltung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Es erfolgt eine Priorisierung nach dem Eingangszeitpunkt des elektronischen Antrags bei der Bayern Innovativ GmbH.

Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach Vorlage und Prüfung des Verwendungsnachweises durch die Bayern Innovativ GmbH. 

Ab dem Zugang der Bewilligung ist ein einmaliger Teilabruf bis zur Hälfte der bewilligten Mittel möglich, soweit diese Mittel innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung für fällige Zahlungen zur Begleichung von Ausgaben für die Veranstaltungsstätte benötigt werden. Als Nachweis ist die Rechnung/Zahlungsaufforderung der Veranstaltungsstätte vorzulegen.  Die Auszahlung der Restmittel erfolgt dann als zweite Rate nach Abschluss der Prüfung des Verwendungsnachweises.

Laut Richtlinie (7.5) ist es möglich, nach Erhalt des Zuwendungsbescheids einen Teilabruf bis zur Hälfte der bewilligten Mittel zu beantragen. Dafür ist im Antragsportal ein entsprechendes Antragsformular hinterlegt. Diese Mittel sind ausschließlich dafür vorgesehen, Vorauszahlungen oder Anzahlungen zur Buchung der Veranstaltungsstätte zu begleichen. Die beantragten Mittel dürfen nicht höher als die von der Veranstaltungsstätte in Rechnung gestellte Summe sein. Als Nachweis ist eine entsprechende Rechnung im Antrag hochzuladen. Die Zahlung ist spätestens drei Monate nach Auszahlung des Teilabrufs zu leisten und muss per Zahlungsbeleg im Rahmen des Verwendungsnachweises nachgewiesen werden. Eine nicht fristgerechte Zahlung kann zu einer Rückforderung der gesamten Zuwendung führen.

Die Voraussetzung für eine Auszahlung der Fördermittel ist das Einreichen des Verwendungsnachweises. Dieser kann über das Antragsportal ausgefüllt und eingereicht werden. Dieser muss der Bewilligungsstelle spätesten 7 Monate nach dem letzten Veranstaltungstag (der geförderten Veranstaltung) vorliegen. Primär geht es um den Nachweis der Ausgaben für die Veranstaltungsstätte und, sofern die Fördersumme höher als diese sein sollte, um weitere Rechnungen im direkten Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung gemäß Richtlinie 5.2.

Im Zuge des Verwendungsnachweises müssen durch den Antragstellenden getätigte Zahlungen sowohl durch Rechnungen als auch durch die entsprechenden Zahlungsbelege, nachgewiesen werden. Bei erfolgreicher Prüfung des Verwendungsnachweises erfolgt ein Schlussbescheid, der dem Antragstellenden direkt über das Antragssystem zugeht und die Fördersumme final festlegt. Die Zahlung erfolgt dann zeitnah (nach Versand des Schlussbescheids) durch die Bewilligungsstelle auf das Konto des Antragstellenden.

Bei Veröffentlichungen auf der geförderten Veranstaltung selbst oder anderen Formen der öffentlichen Präsentation zu der geförderten Veranstaltung (z.B. Webseite, Einladungen, Werbematerialien, Pressemitteilungen) ist auf die finanzielle Förderung durch das Bayerische Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus hinzuweisen. Hierzu ist grundsätzlich folgender Förderhinweis erforderlich:

„Diese Veranstaltung wurde im Rahmen der Kongressinitiative für die Bayerische Tourismuswirtschaft (Kongresse in Bayern – KiB) gefördert.“

Wenn Sie den Förderhinweis in englischer Schreibweise nutzen wollen, verwenden Sie bitte folgenden Satz:
„This event was sponsored as part of the congress initiative for the Bavarian tourism industry (Kongresse in Bayern – KiB).“

In diesem Zusammenhang ist das Logo des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus (StMELF) zu verwenden. Dieses ist im Download-Bereich der Webseite zu finden (ganz nach unten scrollen).

Hinweise zur Verwendung der Logos: 

4C ist für den Druck (z.B. Veranstaltungsflyer), RGB für digitale Anwendungen zur verwenden. Die Dateien mit dem Zusatz „20mm“ sind dann zu verwenden, wenn die Breite des Wappens weniger als 20 mm beträgt.

Eine Mehrfachförderung mit öffentlichen Mitteln ist ausgeschlossen. So darf für Ausgaben, die nach den Richtlinien der Kongressinitiative für die Bayerische Tourismuswirtschaft gefördert werden, keine Förderung aus anderen öffentlichen Mitteln, insbesondere Haushaltsmitteln des Freistaats Bayern, anderer Länder, des Bundes oder der EU beantragt oder in Anspruch genommen worden sein. 

Diese Einschränkung gilt nicht für öffentliche Darlehen und Bürgschaften der Kreditanstalt für Wiederaufbau und der LfA Förderbank Bayern. 

Auch Einnahmen aus Sponsoringverträgen schließen die Förderung nicht aus.

Ein Nachweis zur Buchung der Veranstaltungsstätte in Bayern ist bis spätestens sechs Monate nach Bewilligung bei der Bayern Innovativ GmbH einzureichen. 

Nach Erfüllung des Zuwendungszwecks (=Durchführung der Veranstaltung), spätestens jedoch sechs Monate danach, ist die sachgerechte Verwendung der Mittel nachzuweisen (einfacher Verwendungsnachweis).  Auf Verlangen der Bayern Innovativ GmbH müssen entsprechende Nachweise/Belege vorgelegt werden können. Die Verwendung wird nach einem Zufallsprinzip genauer überprüft. Zudem werden ergänzend Kontrollen vor Ort durchgeführt. 

Wird ein Förderzuschlag von 30 % aufgrund des internationalen Charakters der Veranstaltung beantragt, ist die Herkunft der Gäste nachzuweisen.

Die De-minimis-Regelung der EU lässt unter bestimmten Voraussetzungen Beihilfen an Unternehmen (wirtschaftlich tätige Einheiten, unabhängig von ihrer Rechtsform) ohne umfangreiche beihilferechtliche Genehmigungsverfahren zu.  Die Förderung aus Mitteln der Kongressinitiative für die Bayerische Tourismuswirtschaft stellt für die Zuwendungsempfänger grundsätzlich eine Beihilfe nach den Vorschriften der Europäischen Union (EU) dar, die im Wege des De-minimis-Verfahrens abgewickelt werden kann, wenn insbesondere der Gesamtbetrag der von einem Mitgliedstaat gewährten De-minimis-Beihilfen innerhalb eines fließenden Zeitraums von drei Jahren den Betrag von 300.000 Euro nicht überschreitet. 

Der Zuwendungsempfänger gibt alle ihm und, sofern er verbundene Unternehmen hat, auch die diesen Unternehmen gewährten De-minimis-Beihilfen über den vorgenannten Zeitraum im Antragsportal an (sogenannte De-minimis-Erklärung).

Der Zuwendungsempfänger erhält mit dem Zuwendungsbescheid eine De-minimis-Bescheinigung.

Auch Universitäten, Hochschulen und Forschungseinrichtungen sind immer dann zur Abgabe einer De-minimis-Erklärung verpflichtet, wenn die Durchführung der Veranstaltung als wirtschaftliche Aktivität der jeweiligen Einrichtung zuzurechnen und damit beihilferelevant gemäß De-minimis Verordnung ist.
Falls die geplante Veranstaltung dem nicht-wirtschaftlichen Bereich zugeordnet ist, muss die Einrichtung eine entsprechende schriftliche Bestätigung einreichen.

Bei Fragen zur Antragsstellung steht die Bayern Innovativ GmbH unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung: 

E-Mail: kongressinitiative(at)bayern-innovativ.de

Servicenummer: 0911 20671-370 

Montag bis Donnerstag von 9-11 Uhr und 14-16 Uhr Freitag von 9 - 11 Uhr  

Anschrift: Bayern Innovativ GmbH, Am Tullnaupark 8, 90402 Nürnberg

Die Bewilligungsstelle ist die Bayern Innovativ GmbH.

Nein, eine Förderung ist grundsätzlich auch möglich, wenn ein Teil der Teilnehmenden oder alle Teilnehmenden unentgeltlich an der Veranstaltung teilnehmen.

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Die Mitgliederversammlung muss zeitlich vom Kongress, für den eine Förderung beantragt wird, abgrenzbar sein. Findet zum Beispiel im Vorfeld eines Kongresses eine Mitgliederversammlung (oder eine vergleichbare, vor- bzw. nachgelagerte, geschlossene Veranstaltung eines Verbands, Vereins oder einer Firma) statt, so führt dies nicht automatisch zum Förderausschluss. Es muss vielmehr sichergestellt sein, dass die Förderkriterien (insb. hinsichtlich Dauer und Teilnehmerzahl) für den eigentlichen Kongress, also ohne Betrachtung der Mitgliederversammlung, erfüllt werden. Der Kongress kann sich demnach auch zeitlich unmittelbar an eine Mitgliederversammlung anschließen bzw. in einen Kongress übergehen.